Vidensbase

Den årlige arbejdsmiljødrøftelse er et lovkrav for alle virksomheder med ansatte. For en virksomhed, hvor der er etableret en arbejdsmiljøorganisation (AMO), er det afgørende, at processen er struktureret og dokumenteret korrekt.

Kravet om årlig arbejdsmiljødrøftelse kommer fra Bekendtgørelse om systematisk arbejdsmiljøarbejde §4.. Drøftelsen skal gennemføres årligt, og virksomheden skal kunne dokumentere dette over for Arbejdstilsynet – fx i form af et referat.

Her er en procesbeskrivelse af, hvordan I gennemfører den årlige arbejdsmiljødrøftelse ved hjælp af Oshures mødemodul. Modulet indeholder et forslag til dagsorden for den årlige arbejdsmiljødrøftelse.

Fase 1: Forberedelse og planlægning

I denne fase lægges fundamentet for en værdiskabende drøftelse i stedet for blot at "krydse af".

1. Oprettelse af mødet i Oshure:

• Arbejdsmiljølederen opretter det årlige møde i Oshure-modulet "Møder & Referater".
• Datoen fastsættes, og alle medlemmer af AMO (arbejdsgiver, arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter) indkaldes direkte via systemet.

2. Udarbejdelse af dagsorden (Skabelon):

Brug evt den standardiserede skabelon i Oshure, der sikrer, at de lovpligtige punkter dækkes. Ifølge Arbejdstilsynet skal drøftelsen som minimum omfatte følgende punkter:

1. Fokus for det kommende år Tilrettelæg samarbejdet om sikkerhed og sundhed med udgangspunkt i de aktuelle udfordringer – fx travlhed, tunge løft eller nye arbejdsopgaver. APV'en er et godt udgangspunkt for at finde relevante fokusområder.

2. Hvordan skal samarbejdet foregå? Beslut, hvordan samarbejdet skal foregå i praksis – fx faste mødeintervaller eller løbende orientering om arbejdsmiljøarbejdets fremdrift.

3. Er målene fra sidste år nået? Evaluer om det foregående års mål er opnået – fx om antallet af arbejdsulykker er reduceret eller sygefraværet nedbragt.

4. Nye mål for det kommende år Sæt konkrete mål for arbejdsmiljøarbejdet – fx at reducere støj ved at ændre indretningen eller eliminere manuelle løft i en bestemt arbejdsproces.

5. Viden og kompetencer Drøft, om virksomheden har den nødvendige viden om arbejdsmiljø, fx på baggrund af APV-processen, de fastsatte mål eller kommende ændringer i arbejdet (ny kemi, nye brugergrupper mv.).

6. Supplerende uddannelse til AMO (kun virksomheder med AMO) Drøft behovet for supplerende uddannelse af arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere – fx inden for ergonomi, kemi, ulykkesforebyggelse eller konkrete arbejdsmiljøudfordringer i virksomheden.

3. Indsamling af data:

Før mødet trækkes data fra andre moduler i Oshure (f.eks. ulykkesstatistik, seneste APV-resultater og status på igangværende handlingsplaner). Disse vedhæftes som bilag til mødeindkaldelsen i systemet.

Fase 2: Gennemførelse af drøftelsen

Under selve mødet fungerer Oshure som det centrale værktøj til styring og indtastning af referat.

1.  Digital styring:

• Mødelederen gennemgår dagsordenen direkte på skærmen via Oshure.
• Hvert punkt diskuteres med udgangspunkt i de forberedte data.

2.  Protokollering i realtid:

• Referenten skriver beslutninger og drøftelser direkte ind i mødemodulet under de respektive punkter. Dette sikrer, at intet glemmes, og at referatet er næsten færdigt, når mødet slutter.

3.  Opsætning af nye mål:

• Når de nye mål for det kommende år vedtages, defineres de tydeligt i systemet med ansvarlige personer og deadlines. Dette kan fx ske via modulet Opgaver eller Handlingsplaner.

Fase 3: Opfølgning og dokumentation

Dette er den vigtigste fase for at sikre, at de besluttede tiltag faktisk bliver til virkelighed.

1.  Godkendelse og udsendelse:

• Referatet færdiggøres og sendes til godkendelse hos deltagerne.
• Når det er godkendt, gemmes det automatisk i virksomhedens digitale arbejdsmiljøarkiv. Dette er jeres dokumentation over for Arbejdstilsynet.

2.  Opgavestyring:

• De besluttede indsatser fra mødet konverteres til konkrete opgaver i Oshures opgave- eller handlingsplanmodul.
• Systemet sender automatisk påmindelser til de ansvarlige, så de årlige mål ikke "drukner" i hverdagen.

3.  Kommunikation til organisationen:

• Det centrale referat (eller et resumé) gøres tilgængeligt for alle medarbejdere, så de kan se, hvad virksomheden vil prioritere i det kommende år. Dette kan gøres ved at publisere direkte på medarbejderapp'en, eller dele linket til referatet fra Oshure på intranettet eller via andre opslag.

Fordele ved at bruge Oshure til denne proces:

• Lovlighed: I sikrer, at alle de lovpligtige punkter bliver berørt via skabelonerne.
• Sporbarhed: Alle referater ligger samlet ét sted, hvilket gør det nemt at sammenligne indsatsen fra år til år.
• Handling: Ved at koble mødereferatet direkte sammen med opgavestyring, sikrer I, at drøftelsen fører til faktiske forbedringer af arbejdsmiljøet og ikke blot bliver "papirarbejde".