Før I tager stilling til, hvad en handlingsplan konkret skal indeholde, bør I drøfte en række mere strategiske spørgsmål:


  1. Hvilke ressourcer er der behov for til den praktiske gennemførelse af APV’en – fra planlægning til udarbejdelse af handleplan?
  2. Hvem skal gennemføre APV’en, og hvor meget tid skal de have til arbejdet? 
  3. Er der brug for en projektleder, ekstern bistand eller uddannelse af tillidsvalgte og ledere i arbejdsmiljøorganisationen i arbejdspladsvurdering? Vær opmærksom på, at arbejdspladsen ifølge loven skal indhente bistand fra særlige sagkyndige, hvis den ikke selv har indsigt til at udarbejde APV eller til at løse eller fjerne et arbejdsmiljøproblem.
  4. Er der enheder eller arbejdsfunktioner, som trænger til et særligt fokus? Der kan være tendens til, at medarbejdergrupper med kerneopgaver er mest i fokus, mens andre – ofte få personer – bliver ”overset”.
  5. Hvilken proces skal følge efter kortlægningen? Især når det handler om psykisk arbejdsmiljø, er det svært at vide med sikkerhed, hvad problemerne bunder i, og hvad årsagerne er, på baggrund af en skriftlig kortlægning. Derfor er det ofte en god idé at planlægge en dialogproces, hvor medarbejdere og ledelse åbent drøfter resultaterne, og hvad de betyder.
  6. Hænger APV’en sammen med arbejdspladsens andre aktiviteter? Ikke alene i forhold til særlige indsatser som trivsels-, klima-, sygefraværsprojekter, men også i forhold til omstillingsprojekter. I skal også lave APV (”ajourføre APV’en”), når arbejdspladsen planlægger ændringer i arbejdsprocesser, indkøb af ny teknologi og ændringer i lokaleforhold.
  7. Hvordan sikrer man, at handlingsplanen bliver forelagt for arbejdsgiveren? Arbejdsgiveren har ansvaret for, at arbejdet udføres og planlægges, så det er fuldt forsvarligt for medarbejdernes sikkerhed og sundhed. For at være sikker på, at arbejdsgiveren har fuld information om skadelige belastninger, som ikke kan løses på arbejdspladsen, skal vedkommende se handlingsplanerne. 
  8. Hvordan bliver handlingsplanen forankret på arbejdspladsen? Arbejdet med APV skal foregå løbende, men kan nemt blive ”en fest for de indviede” i AMO'en. En samlet strategi kan være med til at sørge for, at planen bliver et ’levende dokument’, som hives ned fra hylderne, så alle kan følge med i, hvordan det går med arbejdsmiljøet. Planen kan for eksempel være et fast punkt på personalemøderne. Man kan også uddelegere ansvaret for at gennemføre handlingsplanen bredt på arbejdspladsen. Erfaring viser nemlig, at APV-arbejdet nemt ”taber pusten” undervejs, hvis medarbejderne kun er med under kortlægningen.  Arbejdet med at forankre APVen og skabe ejerskab blandt medarbejdere og ledere er så centralt, at retningslinjen bør forholde sig helt konkret til kommunikation og information. Man kan også overveje at lave en selvstændig retningslinje om kommunikation.  
  9. Hvordan sikrer man, at handlingsplanen håndterer ”svære” problemer? APV har ofte mest fokus på problemer, som kan løses her og nu med praktiske foranstaltninger, fx et nyt hjælpemiddel. Men det er vigtigt, at handlingsplanen også har et bud på, hvordan arbejdspladsen kan løse dybdegående problemer. Det kan være arbejdsrelateret stress, som man måske har kendt til i årevis, men ikke ved, hvordan man skal komme til livs. Fx kan medarbejderen opleve, at arbejdspresset er for stort, men at der ikke er midler til at ansætte flere kolleger. Problemet kan måske dæmpes ved nye arbejdsmetoder, ny mødestruktur eller bedre brug af pauser. En måde at arbejde med disse problemer på er, at inddrage rådgivning (enten intern eller ekstern), som arbejdsmiljølovgivningen også siger, I skal, når I ikke selv kan løse et arbejdsmiljøproblem. Hvis arbejdspladsen skal finde nye løsninger kræver det, at medarbejderne inddrages, at der er afsættes tid til at arbejde kreativt og muligvis også inspiration udefra. Strategien sætter betingelserne for forløbet. De kan netop lægge en realistisk tidsplan og et fornuftigt program for, hvordan medarbejderne og konsulenter inddrages.


Kom godt i gang med strategi for APV-handlingsplaner


Ud over de vigtige strategiske overvejelser bør I overveje, hvordan nedenstående tre faser arbejdet med handlingsplanen skal tilrettelægges. Følgende spørgsmål kan inspirere til dialog:


FASE 1: Fastlægge og prioritere handlingsplanens problemer og de løsninger, I vil arbejde med – samt fastlægge tidsfrister og fordele ansvar


En strategi kan fastlægge følgende:  

  • Hvordan skal handlingsplanen se ud? Hvor detaljeret skal planen være? Og skal der fx være krav om, at sproget er letforståeligt? 
  • Hvem skal prioritere arbejdsmiljøproblemerne og udvælge løsninger? Hvordan involverer I medarbejderne? 
  • Hvilke metoder bruger I til at finde løsninger på arbejdsmiljøproblemerne? Skal man fx bruge forskellige metoder til at finde løsninger på problemer med det psykiske arbejdsmiljø sammenlignet med ergonomiske og fysiske problemer? 
  • Hvem skal gennemføre handlingsplanen? Og skal det foregå efter bestemte principper, fx at medarbejderrepræsentanter og ledere så vidt muligt deler ansvaret?


AMO kan tage stilling til:  

  • Om arbejdsmiljøproblemer skal prioriteres på en bestemt måde, fx ud fra risikostørrelse eller antallet af medarbejdere, der påvirkes af problemet. 
  • Om der skal være bestemte tidsfrister for forskellige typer problemer, fx at særligt akutte problemer løses inden for et bestemt antal uger.  

FASE 2: Gennemføre handlingsplanen   

Strategien for APV-handlingsplaner kan bl.a. fastlægge, hvordan de ansvarshavende skal samarbejde med medarbejdere og ledere, når de gennemfører løsningsforslagene. Man kan også overveje, hvad der skal gøres, hvis handlingsplanens løsninger ikke bliver gennemført tilfredsstillende. Og man kan overveje, hvordan de enkelte arbejdspladser kan få hjælp til at gennemføre handlingsplanen.


FASE 3: Opfølgning og ajourføring   

Opfølgningen/revisionen skal vise, om handlingsplanen virkede efter hensigten. Løste den helt eller delvist de problemer APV’en pegede på? Er de problemer, handlingsplanen pegede på, stadig relevante? Og er der kommet nye arbejdsmiljøproblemer til, fx fordi arbejdspladsen skal igennem en omstillingsproces, eller der er kommet nye arbejdsværktøjer?  


Strategien for APV-handlingsplaner kan fastlægge, hvordan man helt praktisk følger op:  

  • Hvor ofte følger I op? På bestemte tidspunkter i løbet af året, eller under bestemte omstændigheder, fx hvis implementeringen af nogle af løsningsforslagene ikke går som forventet? 
  • Hvem deltager i opfølgningen? Hele arbejdspladsen, kun AMO'en eller alene formand/næstformand? Følger I selv op, bruger I eksperter udefra eller begge dele? 
  • Hvilke metoder skal I bruge til at evaluere handlingsplanen? Dialog, spørgeskema, interviews, registrering af hændelser? 
  • Hvem ajourfører/reviderer handlingsplanen?  


APV’en bør være den samlende ramme for arbejdspladsens arbejdsmiljøarbejde. Handlingsplanerne skal være den ramme, man styrer sin arbejdsmiljøindsats efter. Arbejdsmiljøorganisationen bør derfor lave en bred evaluering af indsatsen:

  • Opfangede kortlægningen, beskrivelsen og handlingsplanen alle væsentlige arbejdsmiljøproblemer? 
  • Blev handlingsplanen løbende justeret, når der skete ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder? 
  • Blev arbejdsskadesanmeldelser, påbud fra Arbejdstilsynet og særlige indsatser fx trivsel, stress eller mobning indarbejdet i planen? 
  • Var der tale om en god proces, der inddrog hele organisationen, arbejdsmiljørepræsentanterne og de øvrige medarbejdere på de rigtige tidspunkter og i et nødvendigt omfang?  
  • Sidst men ikke mindst bør både lokalt og centralt fastlagte retningslinjer fastslå, hvordan man evaluerer selve retningslinjerne. Lever de op til formålet? Styrker de arbejdsmiljøarbejdet? Er for specifikke eller for løse? Og inddrages medarbejderne tilstrækkeligt eller måske for ofte?