Når et kemisk produkt ikke længere bruges i virksomheden, må det ikke blot slettes. Lovgivningen stiller strenge krav til dokumentation af tidligere anvendt kemi. I Oshure håndteres dette via Arkiv-funktionen, som sikrer, at I lever op til opbevaringspligten uden at have en uoverskuelig produktliste.
1. Lovkrav: Hvorfor skal vi gemme data i 10 år?
Ifølge REACH-forordningen og Arbejdstilsynets anvisninger har virksomheder pligt til at opbevare information om farlige kemiske produkter i en lang årrække:
- 10-års reglen: I skal kunne fremvise sikkerhedsdatablade og oplysninger om kemikalier i mindst 10 år efter, at produktet sidst blev anvendt eller leveret til virksomheden. Dette er afgørende, hvis en medarbejder senere udvikler helbredsproblemer, der kan relateres til tidligere eksponering.
- MR-stoffer (40 år): For stoffer, der er kræftfremkaldende, mutagene eller reproduktionstoksiske, skal listen over eksponerede ansatte opbevares i hele 40 år efter, at eksponeringen er ophørt.
2. Arkivering i Oshure (Fremfor sletning)
For at holde jeres aktive kemikalieliste opdateret og overskuelig, giver Oshure mulighed for at flytte produkter til et digitalt arkiv.
- Bevar historikken: Når du arkiverer et produkt, gemmer systemet automatisk det tilknyttede sikkerhedsdatablad, jeres seneste risikovurdering (kemisk APV) og historikken for produktet.
- Overholdelse af dokumentationspligt: Ved at arkivere fremfor at slette, sikrer I, at dataene er tilgængelige ved et eventuelt tilsyn fra Arbejdstilsynet, selvom produktet ikke længere findes på lageret.
3. Sådan arkiverer du et produkt
Når et produkt udgår (f.eks. efter en substitution):
- Gå til Kemikalieoversigten.
- Vælg det produkt, der skal tages ud af brug.
- Skift status til "Arkiveret" (eller benyt "Slet"-funktionen, som vil spørge, om produktet skal arkiveres for at bevare historikken).
- Produktet fjernes nu fra den daglige oversigt og medarbejder-app’en, men forbliver søgbart i administrationsarkivet ved at slå "Vis arkiverede" til nederst.
4. Substitution og Lovgivningsændringer (2025/2026)
Det er vigtigt at være opmærksom på, at reglerne for kemihåndtering løbende opdateres:
- Substitutionspligt: I skal fortsat manuelt vurdere, om et produkt kan erstattes af noget mindre farligt. Brug feltet "Bør substitueres" (Ja/Nej) til at markere produkter, I planlægger at udfase. Når alternativet er fundet, arkiveres det gamle produkt.
- Nye regler pr. 1. januar 2026: Arbejdstilsynet lemper visse administrative krav (f.eks. forhåndsanmeldelse af visse CMR-stoffer i kræftbekendtgørelsen), men kravet om risikovurdering og 10 års dokumentation forbliver uændret.
- Nye fareklasser: Vær opmærksom på, at nye CLP-fareklasser (f.eks. for hormonforstyrrende stoffer) indfases i 2025/2026. Dette kan betyde, at produkter, I har i dag, skal revurderes og potentielt arkiveres til fordel for sikrere alternativer.